אירועים קטנים בדרך כלל מוגדרים כאירועים עם מאה אורחים או פחות, והם יכולים להיות חתונות, אירועים עסקיים, חגיגות ימי הולדת ובעצם כל דבר אחר. על מנת להיערך כראוי לאירוע קטן יש לבצע מספר צעדים אשר זהים במהותם להיערכות לאירועים גדולים, אולם המספר המצומצם של המשתתפים מאפשר גמישות רבה מצד אחד לעומת מגבלות מסוימות מצד שני.
כך לדוגמה אם 20 אורחים מתוך 500 יבטלו את הגעתם לאירוע כלשהו לא יהיה מדובר בשינוי משמעותי בהיערכות המקדימה או בהתנהלות באירוע עצמו, אולם 20 אורחים מתוך 80 הם כבר רבע מכמות המוזמנים – ולכך יש משמעות שחייבים לקחת בחשבון מוקדם ככל האפשר. זאת, על מנת לאפשר לכם ליהנות ככל האפשר מן האירוע ללא בעיות מיותרות.
גיבוש רשימת המוזמנים
הצעד הראשון בתכנון אירוע קטן הוא יצירת רשימה של כל המוזמנים שברצונכם להזמין לאירוע, ומתוך הרשימה הזו לנסות ולגבש רשימה נוספת, מהודקת (ולעיתים גם קצרה יותר) של אלה מתוכם אשר מאשרים בפועל את הגעתם.
רק לאחר שמספר המוזמנים ידוע באופן סופי, עם כמה שפחות סיכוי לשינויים ברשימה הזו, זהו הזמן לחפש מקום קטן לאירועים אשר יוכל לארח את כולם בנוחות ובנעימים הן מבחינת מקומות ישיבה, רחבת ריקודים או פעילויות חברתיות וכן הלאה.
הכנת התשתית הלוגיסטית
זהו המקום להתחיל לברר מהו ההיצע הקיים במקום שבחרתם והאם הוא מתאים לאירוע שלכם. לדוגמה, אם רוב המוזמנים שלכם שומרים כשרות, המנות חייבות להיות כשרות; אם האירוע שלכם מתוכנן להתקיים תחת כיפת השמיים באחד מחודשי הקיץ, יתכן שיהיה צורך להזמין מזגן נייד או מאוורר תעשייתי על מנת לשמור על טמפרטורה נעימה – וכדומה.
על כן בדקו האם המקום שבו אתם מתכננים לקיים את האירוע מתאים גם מבחינת המגבלות שלכם ושל האורחים שלכם, ואם לא, האם ניתן לבצע שינויים או התאמות ובאיזו עלות.
מומלץ להיעזר באנשי מקצוע
ליווי של חברת הפקת אירועים או באיש מקצוע מנוסה אחר מן התחום יכול להיות ההבדל בין אירוע בינוני לבין אירוע מוצלח שייזכר לעוד זמן רב. זאת משום שבכל הפקת אירוע, ועל אחת כמה וכמה בהפקת אירוע קטן, יש עשרות פרטים קטנים הדורשים תיאום ותשומת לב.
לכן, על מנת לוודא שלא תפספסו שום דבר, מומלץ להיעזר במתכנן אירועים מנוסה אשר יוכל להפיק עבורכם אירוע בלתי נשכח, כך שאתם תוכלו פשוט להגיע וליהנות מן האירוע המיוחד שלכם.
